Comment mieux gérer son quotidien pour éviter le Stress au travail ?

Avec la situation économique actuelle les équipes se réduisent dans les entreprises: finis les stagiaires ou les recrutements qui viennent vous soulager lors de gros projets ou en période de forte activité. Finies les perspectives d’ouvertures de postes pour gérer une nouvelle activité ou un nouveau produit.

Ce sont au contraire des départs qu’il faut anticiper, avec un charge de travail qui augmente, que cela soit collectivement ou personnellement.

De plus pression du chiffre se fait de plus en plus importante, même sur les populations non directement impliqués dans le processus de vente, avec des politiques d’économies où il faut faire autant (voire mieux) avec moins de ressources.

Dans ce contexte, la pression monte dans les entreprises avec une augmentation du stress, et on entend de plus en plus les phrases du genre :
- “J’aimerais bien t’aider, mais je suis débordé !”
- “Là j’ai vraiment pas le temps de m’en occuper, je vais essayer de la faire la semaine prochaine”
- “Est-ce que c’est vraiment urgent, car j’ai déjà un max de travail en retard…”
- “Ce n’est pas mon boulot, ce n’est pas à moi de le faire… demande à X … normalement c’est son travail”
- …

Pour appréhender ces changements, il faut apprendre à gérer son stress et à organiser plus efficacement son activité.

Pour gérer efficacement son activité il existe de nombreuses méthodes et outils pour mieux s’organiser :
- Faire des listes de priorités.
- Automatiser ses tâches (avec un logiciel, une grille d’analyse…).
- Se concentrer sur les tâches qui apportent immédiatement un résultat visible.
- Eviter de s’éparpiller et mettre son téléphone sur répondeur.
- Fermer sa boite Outlook et l’ouvrir que tous les X heures.
- Utiliser la Mobilité pour ne pas perdre du temps (agenda sur PDA, PC portable…).
- Réduire le temps passé en réunion (êtes-vous vraiment indispensable pour toutes les réunions ?)
- Eviter ses “tics” qui font perdre du temps (ex: regarder son flux RSS entre deux tâches, vérifier les statistiques de son site, modérer des commentaires en live…)
- …

Mais ce n’est souvent pas suffisant pour affronter une charge de travail trop importante.

C’est pourquoi dans cet article nous allons vous donner quelques pistes pour apprendre tailler dans la masse des tâches qui vous sont confiées et continuer à faire du mieux possible votre travail, sans y passer vos soirées et vos weekends, ni y laisser votre santé !

Etape 1 : Faire une liste des tâches à faire et à ne PAS faire

Le premier réflexe pour gagner du temps c’est de faire une liste des tâches à faire (une To Do List)… mais dans le cas d’une activité trop importante il faut également faire une liste des tâches à ne PAS faire (une Not Do To List, vos “mauvaise habitudes” ou ce que vous ne devriez pas faire).

Le principe est simple : 80% des résultats sont réalisés par 20% de votre travail, et 80% de votre travail ne fait 20% de résultat…

Il faut donc commencer par lister ce que vous devez faire absolument et les activités qui réalisent 80% de votre mission.

Par exemple vendre en magasin, prendre les commandes au téléphone, faire le réapprovisionnement du magasin…

Ensuite faire une liste des tâches que vous faites mais qui grignotent vos performances :
- Soit qui ne vous incombent pas, mais que vous avez récupéré par “gentillesse” (ex: passer le balai dans le magasin à midi, dépanner la photocopieuse du service, aider votre collègue qui a un problème avec son PC…).
- Soit qui vous prennent du temps, mais qui n’ont pas d’effet majeur sur votre travail (ex: aller dire bonjour à vos collègues du 4ième, arroser les plantes du bureau, faire un rapport de 10 pages sur votre activité, faire systématiquement les comptes rendus de réunion…).
- Soit qui vous prennent du temps, mais qui ont un impact sur votre qualité de travail et les relations avec vos collègues (ex: prendre un café avec les collègues à 10h…).

Attention : il ne faut pas confondre les tâches que vous n’aimez pas faire, et celle qui ne sont pas obligatoires.

A partir de cette liste des tâches vous devriez être capable d’identifier les tâches que vous faites actuellement et qui vous prennent du temps, alors qu’elles ne sont pas indispensables et qu’elles requièrent beaucoup de votre temps de travail.

Parmi cette liste, vous devriez également mettre à jour des tâches très consommatrices de temps, mais qui apportent des résultats faibles (ex: le rapport mensuel, une étude de marché, un dossier de lancement de produits…).
Pour réduire le temps consacré à ces activités il est par exemple possible de se fixer des limites pour les réaliser : par exemple 2 heures pour faire un travail, ou X jours avant la date limite de remise…

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