jeudi, novembre 16, 2006

Comment améliorer son organisation et gagner du temps ?

13 conseils pour améliorer son organisation et gagner du temps !


Voici 13 trucs et astuces que j'utilise au quotidien pour mieux gérer mon temps et améliorer mon organisation. J'applique cette méthode depuis bientôt 3 ans, et sincèrement j'ai considérablement amélioré ma productivité personnelle (nb: certains trucs sont surtout valables lorsque vous avez un surcroit d'activité, d'autres sont à appliquer tous les jours !).

1 - Faites des listes !

Notez tout, et ne faites
pas uniquement confiance à votre mémoire.
Je vous conseille d'utiliser 3 listes:
Sur une feuille A4 : Tout ce qu'il y a faire sur le long terme
Sur un post-it grand format: toutes les tâches de la semaine ou du mois.
Sur un mini post-it: les tâches du jours à accomplir (par ordre d'importance).
Chaque soir vous faites un point sur ce que vous avez accompli, ce qu'il reste à faire en barrant les activités réalisées sur les listes.

2- Concentrez-vous sur 1 travail et finissez-le avant de passer à autre chose !

Pour cela s'appliquer une discipline: Fermer Outlook et ne le rouvrir que toutes les 2 heures, se définir des plages de travail (par exemple en se faisant des auto-réunion dans Outlook).

3-
Accomplissez le travail de réflexion en deux temps:

D'abord la recherche d'idées: revoir le but, les objectifs... et écrire ses premières idées.
Ensuite regardez les docs des concurrents, internet...
Puis reprenez les idées qui vous semblent les plus intéressantes à partir de ces 2 listes.
Laissez décanter la réflexion quelques jours, puis réalisez le document final à partir des documents de travail.

4- Evitez les distractions !

Rangez votre bureau pour n'avoir que votre feuille de papier ou votre PC sous les yeux, et mettez votre téléphone sur répondeur pour ne pas être dérangé toutes les 10 minutes.
Rassemblez en même temps toutes les activités du temps type: appels téléphoniques, réponses aux emails...
Désabonnez vous des newsletters inutiles ou envoyez-les vous à votre domicile.

5- Rangez vos dossiers !

Classez dans des pochettes les documents pour éviter les feuilles volantes et jettez les dossiers devenus inutiles.
Utilisez des outils comme Google Destop ou MSN Search pour retrouver en 1 clic vos documents, emails, fichiers... sur votre PC (au moins 10 minutes de gagné par jours !).
Archivez régulièrement votre Outlook pour augmenter la rapidité de votre messagerie et éviter que votre fichier PST ne plante. Classez vos fichiers et emails dans des répertoires: encours, à faire, newsletters...

6- Réservez vous des plages de temps pour vous faire plaisir ou réaliser des tâches "peu productives"

Réservezles périodes de la journée où vous êtes le plus fatigué ou le moins concentré (11h, 14h...) pour lire des newsletters, vérifier votre messagerie perso...

7- Imposez-vous un temps maximum pour les activités consommatrices de temps !

Vous devez fixer une durée maximale pour les tâches les plus consommatrices en temps, quitte à fournir un travail de moins bonne qualité. Vous devez être en mesure de faire un compromis entre temps passé / qualité obtenue.
S'il faut le faut imposez vous un dead line "personnelle", un challenge à accomplir.

8- Déléguez les tâches les moins importantes, et acceptez qu'elles ne soient pas "parfaites".

Vous devez déléguer les tâches non essentielles, en acceptant qu'au départ elle ne seront pas "comme vous le vouliez" mais vous devez vous fixer un délai pour atteindre ce niveau de qualité (grâce à des conseils et un rétro-contrôle de la qualité fournie).

De même n'hésitez pas à demander conseil: vouloir tout faire par soit même et tout apprendre est une perte de temps immense. Vous avez des amis, des relations... qui sont une source d'aide et d'inspiration à ne pas négliger. N'oubliez pas non plus Internet: des forums comme www.commentcamarche.net et www.yahoo.fr (section Yahoo Question réponses), sont de vraies mines d'or, et de nombreuses personnes peuvent vous aider gratuitement et souvent avec une bonne qualité.

9- Sachez vous accorder des moments de pause après un travail

N'hésitez pas à prendre des pauses pour mieux reprendre une activité, ou vous accorder une pause supplémentaire si vous avez respecté vos objectifs.
De plus emmenez toujours avec vous un document, dossier... à lire lorsque vous êtes dans les transports, dans une salle d'attente... il faut profiter des moments d'attente pour soit se reposer, soit lire un rapport, lire un article...

10- Automatisez !

Utilisez tous les outils informatiques que vous pouvez: GPS, organizer, signature automatique dans Outlook avec "Bonjour Cordialement ....", email type de réponses, synchronisez votre téléphone portable avec outlook pour avoir vos RDV partout...

11 - Utilisez un ordinateur portable !

Le PC portable est un outil qui vous fera gagner du temps, même si vous ne faites pas beaucoup de déplacements, uniquement par le fait d'une maintenance informatique plus simple qu'un PC de bureau.

Mais le gros avantage c'est de pouvoir travailler pendant les moments perdus (train, attente entre deux rendez-vous...), transporter partout sa base clients et articles, pouvoir remettre un devis sur place pour peu que vous ayez une simple clé USB, rentrer à la maison avec votre portable pour finir un dossier sans être obligé de rester au bureau (on est toujours plus détendu une fois chez soit qu'au bureau à s'énerver à boucler un travail jusqu'à pas d'heure)...


12 - Achetez un Smartphone avec lien Outlook !

J'ai acquis il y a 2 mois un Samsung i600 (voir test dans le journal du Geek) et c'est sans conteste mon meilleur investissement de l'année (129 € TTC en renouvellement chez SFR après négociation avec l'opératrice...).

L'intérêt est simple:
- vous récupérez entièrement votre Outlook sur votre PDA avec tout vos rendez-vous, activités, emails... Ainsi dès le dimanche soir vous savez ce que vous ferez le lundi matin (pour éventuellement arriver plus tôt pour ne pas être pris au dépourvu par une réunion).
- vous transportez facilement vos fichiers (word, Excel..) grâce à la carte mini-SD intégrée (1 go).
- en téléchargeant un logiciel de GPS et en achetant un module de repérage GPS (dans les 100 €), vous avez un GPS disponible à tout moment dans votre voiture ou à pied.
- vous pouvez faire de l'internet sans PC grâce à la fonction wifi qui vous permet de surfer gratuitement sur internet dès qu'un point Wifi gratuit est proche (très pratique pour consulter ses emails).
- si vous êtes fortuné vous pouvez même opter pour le push emails et recevoir vos emails sur votre PDA lors de vos déplacements.
- pourvoir prendre des notes directement sur son PDA avec un rappel qui apparaîtra automatiquement le lendemain à votre bureau (fini les post-it, les appels sur votre répondeur pour vous enregistrer des activités à effectuer).
- ...
Bref, c'est un gain de temps non négligeable: fini les "je vous dirais mes disponibilités pour un rendez-vous à mon retour au bureau", je vous envoie le fichier par email dès que je rentre chez moi...

13- Préparez votre journée du lendemain le soir avant de partir

Cela n'a l'air de rien, mais définir ce que l'on va faire le lendemain permet de ne pas perdre de temps dès son arrivée au bureau, et ainsi de commencer directement son travail.

Nb : Vous pouvez également la faire le soir avant de vous coucher (en le notant sur un papier, pas dans votre tête) afin de libérer votre esprit pour la nuit, et vous réveiller prêt pour ce travail !



Vous avez d'autres conseils ? Ecrivez un commentaire, c'est anonyme et cela vous prendra que quelques secondes !

Pour aller plus loin, un site intéressant que je viens de découvrir depuis la lecture de cet article: www.WebWorkerDaily.com

Voici leur 5 de leurs 10 règles pour gagner du temps:

1- Ne laissez dans votre boite de réception que les emails qui nécessitent une action, sinon répondez immédiatement ou jettez le !
2 - Faites qu'une chose à la fois, s'il le faut divisez une tache en plusieurs sous-ensembles à réaliser et surtout ne commencez rien sans avoir fini un travail.
3- identifiez LA chose à faire le soir, et le matin en arrivant vérifiez avec vos emails que c'est toujours la priorité N°1.
4- Si vous recevez un email et que vous pouvez y répondre en moins de 2 minutes, alors répondez y immédiatement.
5- identifiez quand vous êtes le plus productif et réservez les activités importantes à ces heures.
... La suite sur
www.WebWorkerDaily.com

Vous pouvez également consulter le site http://gagnermavie.com/ qui propose une méthode plus structurée de gestion de son organisation, néanmoins il y a quelques points intéressants à retenir:
- Noter par écrit la prochaine chose à accomplir, et barrer cette action une fois effectuée... une sensation grisante !
- Classer ses documents en 5 piles selon la suite à donner: Action (vous devez faire quelque chose), Lecture (à lire car le document contien des informations intéressantes), Stockage (documents à archiver comme les contrats...), Projets (les gros projets en cours avec tous les documents qui s'y rapportent) et Idées (les docs qui peuvent déboucher sur des idées business). Perso j'aurais rajouté une 6ième pile: la poubelle (tous les documents qu'il faut immédiatement jeter !).
- Faire le ménage de temps en temps sur son bureau/ Outlool / agenda pour remettre en ordre vos priorités et remettre au goût du jour des informations oubliées entre temps.

Si vous êtes indépendants et que vous voulez améliorer votre productivté consultez également le site de l'entreprise.com:
- Organiser son temps selon son témpérament: si vous êtes plutôt du matin, faites les choses les plus importantes à ce moment là.
- Avoir un bureau bien rangé (et pour les indépendants bien délimité de sa vie privée) pour ne pas éparpiller ses idées.
- s'accorder des moments de détente sans culpabiliser.
- Se vider la tête grâce au sport.
- ...

Le site www.enviedentreprendre.com pour les 10 bonnes raisons d'utiliser un papier-crayon plutôt qu'un ordinateur ou un smartphone pour prendre des notes, et un autre article de l'entreprise.com sur l'organisation en tant que Freelance.

Et à ne pas manquer la liste des choses à ne pas faire par Eric de Presse Citron !

4 Comments:

At 12:02 AM, Blogger ConseilsMarketing.fr said...

* Nom du commentateur: julien
* Email du commentateur: julien.frecourt@lapostE.net (Envoyer un email)
* Adresse IP : 88.162.134.247
* Authentification: Aucun
* Commentaire:

Bonjour !

Merci pour ces conseils ! je ne partage néammoins pas votre avis sur "faire une chose à la fois"...
raison simple: faire une chose à la fois nécessite de découper un problème en tranches moins compliqués (ou complexe?). Hors tout ce qu'on fait est souvent lié et donc interdépendant: bien que j'adhère aux autre points, il me semble dommageable de ne pas travailler sur 2 ou 3 choses à la fois (en gardant un lien quelqconque entre ces 2 choses)

Cela nécessite encore plus d'organisations mais génère beaucoup d'idées qui n'auraient pas émergé sans ce "flou". Etant un papillon du travail, cette théorie ne s'applique probablement qu'à moi :-D


... ps: pour continuer sur les conseils pour organiser sa journée: voir une oeuvre du musée d'art moderne de Paris "How to work better" (à chercher dans google image)
La règle la plus important, la 10: "SMILE"


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Profitez-en!
L'équipe TypePad

 
At 12:03 AM, Blogger ConseilsMarketing.fr said...

* Nom du commentateur: Justin sur Getting Things Done
* URL du commentateur : http://gagnermavie.com/ (Visiter le site)
* Adresse IP : 194.250.98.243
* Authentification: Aucun
* Commentaire:

Merci pour cette synthèse qui a beaucoup en commun du système GTD (Getting Things Done), le point 10 est important.

Tellement efficace que j'en ai fait une liste de billets sur http://gagnermavie.com/category/GTD

 
At 4:41 PM, Blogger Krystiane D. said...

Bonjour,
Voici un autre site qui délivre des infos super intéressantes, sur le même sujet... Et bien d'autres encore : http://www.acser.org/?
Un plus, pour ce site: il inclut un service d'Aide Personnalisée Par Internet ! posez vos questions, vos soucis;.. Des personnes compétentes sont là pour vous conseiller...
Liste des articles en rapport avec le temps, sur ce site :

Comment gérer son temps pour bien commencer une journée de travail

Gagner du temps 1
Comment gagner du temps en évitant de se disperser ?
Gagner du temps 2
Ne vous laissez pas déborder.
Comment structurer une réunion d’information pour mieux gérer son temps, être plus clair et plus efficace.

Comment maîtriser le temps des réunions.

Quelques conseils pour les personnes ayant un tempérament stressé
Comment faire face à une surcharge de travail exceptionnelle ?

Comment effectuer la répartition de mon temps dans la journée ?
Comptabilité du temps de travail Comment gérer son temps de travail ?
etc..., etc... .

 
At 2:11 PM, Anonymous Anonyme said...

Merci pour cet article très intéressant !
Pour ma part, je me sers mon iPad ( je suis beaucoup en déplacement)pour mieux m’organiser notamment en réunion. Pour cela, j’ai testé pas mal d’applications de prise de notes et organisation des tâches/ToDo et je pense avoir trouvé une application qui répond à mes attentes. Ainsi, je vous conseille mon coup de coeur du moment « Beesy ». C’est une app pro qui à partir d’une prise de notes structurées en réunion (gérée par l’application) génère des listes ToDo qu’on peut parcourir par type d’actions, personnes ou projets. Le compte rendu et la mise en forme pro sont générés automatiquement grâce à la prise de notes et on peut l’envoyer par à tous les participants . Le gain de temps est considérable

Je recommande Beesy à tous ceux qui organisent ou participent souvent à des réunions de travail. http://www.beesapps.fr/note-ipad-beesy/

Lisa

 

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